Propojení e-shopu s účetnictvím krok za krokem

Krátká odpověď

E-shop propojíte s účetnictvím tak, že se objednávky, faktury a úhrady automaticky přenášejí přes API nebo XML import do fakturačního či účetního programu, například do Pohody, Fakturoidu, iDokladu nebo Money S3. Postup má pět kroků: rozhodnout, kde vzniká faktura, zmapovat údaje, zvolit způsob propojení, ošetřit výjimky a otestovat na reálných objednávkách; jednoduchá integrace u nás trvá orientačně kolem jednoho dne.

Tento článek je o fakturaci a účetnictví. Pokud řešíte celý sklad, výrobu a objednávky v ERP, podívejte se na článek Jak propojit e-shop s ERP systémem.

Krok 1: Rozhodněte, kde vzniká faktura

Tohle je nejdůležitější rozhodnutí a nejčastější zdroj chaosu. Možnosti jsou dvě:

• Fakturu vystavuje e-shop (například Shoptet) a do účetnictví se přenese hotový doklad. Výhoda: zákazník dostane fakturu hned s potvrzením objednávky.
• Fakturu vystavuje fakturační program podle údajů z e-shopu. Výhoda: jedno číslování dokladů a jedno místo, kde účetní všechno najde.

Nikdy ne obojí najednou. Dva systémy, které vystavují faktury s vlastními číselnými řadami, jsou jistý problém při kontrole i auditu.

Krok 2: Zmapujte, jaké údaje je třeba přenést

• odběratel: jméno nebo firma, IČO, DIČ, fakturační a dodací adresa,
• položky: název, množství, cena, sazba DPH, slevy,
• doprava a platba jako samostatné položky se správným DPH,
• způsob úhrady, variabilní symbol, měna,
• úhrady z platební brány nebo banky,
• vratky a dobropisy.

Krok 3: Zvolte způsob propojení

Každý program nabízí jiné možnosti. Orientační přehled pro český trh:

Program	Typický způsob propojení	Poznámka
Pohoda	XML import a export, mServer	Pohoda často běží lokálně u účetní, je třeba vyřešit, kde import probíhá
Fakturoid	REST API	vhodné pro vystavení faktury přímo z objednávky
iDoklad	REST API	vhodné pro menší firmy a živnostníky
Money S3	výměna dat přes XML	důležité je správné nastavení číselných řad a skladů

U hotových platforem jako Shoptet existují i doplňky pro propojení. Vyplatí se je vyzkoušet, ale ověřte si, zda pokrývají dobropisy, zahraniční zákazníky a vaše sazby DPH. Pokud ne, vlastní integrace bývá spolehlivější.

Krok 4: Ošetřete výjimky

Běžná objednávka se propojí rychle. Čas a nervy stojí výjimky:

• Duplicitní faktury. Pokud se přenos zopakuje (výpadek, opakované odeslání), nesmí vzniknout druhá faktura. Každá objednávka musí mít jednoznačný identifikátor.
• Zaokrouhlování DPH. E-shop a účetnictví mohou počítat DPH po položkách nebo ze součtu. Rozdíl pár haléřů na faktuře je přesně to, co účetní nechce dohledávat.
• Slevy a kupóny. Sleva musí nést správnou sazbu DPH, ne být jednou zápornou položkou bez sazby.
• Vratky a dobropisy. Vrácené zboží má vytvořit opravný daňový doklad, ne smazat původní fakturu.
• Zahraniční zákazníci. Jiná měna (EUR na Slovensko), OSS pro prodej spotřebitelům v EU, přenesení daňové povinnosti u plátců DPH.
• Výpadek druhé strany. Pokud účetní program není dostupný, údaje se mají zařadit do fronty a dosynchronizovat později, s upozorněním, pokud to dlouho nejde.

Krok 5: Otestujte na reálných objednávkách

Nestačí jedna zkušební objednávka. Doporučujeme projít aspoň tyto případy: firma s DIČ, soukromá osoba, objednávka se slevou, dobírka přes Zásilkovnu, platba kartou, vrácení zboží a zákazník ze Slovenska. Výsledek zkontroluje vaše účetní, ne jen programátor. Ta nejlépe ví, jak mají doklady vypadat.

Kdy stačí export a kdy je třeba API

Ne každý e-shop potřebuje integraci v reálném čase. Při pár objednávkách denně může stačit, že e-shop jednou denně vygeneruje XML soubor a účetní si ho naimportuje. Je to levné a jednoduché, ale někdo na to musí myslet a chyby se projeví až při importu.

Propojení přes API posílá doklad hned při objednávce nebo úhradě, chyby hlásí okamžitě a nevyžaduje ruční krok. Vyplatí se, když máte víc objednávek, chcete posílat fakturu zákazníkovi automaticky nebo potřebujete vědět o úhradách hned. Rozhodnutí nemusí být definitivní: začít exportem a později přejít na API je běžná cesta.

Co připravit před začátkem

• přístup do administrace e-shopu a do fakturačního či účetního programu (testovací účet, pokud existuje),
• API klíč nebo informaci, kde běží Pohoda či Money S3 a kdo k nim má přístup,
• číselné řady dokladů a pravidla, která používá vaše účetní,
• seznam sazeb DPH, způsobů dopravy a platby,
• několik reálných objednávek, které dělaly problémy.

Párování úhrad

Faktura je polovina práce. Druhá polovina je vědět, zda je zaplacená. Platební brány umí poslat potvrzení o platbě přímo, bankovní převody se párují podle variabilního symbolu z bankovního výpisu. Když to funguje, e-shop může automaticky odeslat zboží po úhradě a účetní nemusí ručně odškrtávat platby.

Po spuštění: údržba a změny

Integrace není hotová jednou provždy. Fakturační programy mění API, stát mění sazby DPH, e-shop přidá nový způsob dopravy. Dobrá integrace proto posílá upozornění, když se doklad nepodaří přenést, a má log, ve kterém se dá dohledat, co se s objednávkou stalo. Menší úpravy, například novou sazbu nebo způsob platby, pak zvládneme jako expresní úpravu, často během hodiny.

Kolik to stojí a jak dlouho to trvá

Jednoduchá integrace (objednávky a faktury jedním směrem do jednoho programu) trvá u nás orientačně kolem jednoho dne. Úhrady, dobropisy, více měn nebo sklad přidávají další práci. Pracujeme za 38 € / hod bez DPH a před začátkem dostanete odhad hodin. Více najdete na stránce Integrace a API, případně u e-shopu na míru na stránce Weby a e-shopy.

Propojíme váš e-shop s účetnictvím

Napište, na jaké platformě běží váš e-shop a jaký program používá vaše účetní. Senior navrhne postup a odhadne čas. Ozvěte se nám.