Prepojenie e-shopu s účtovníctvom krok za krokom

Krátka odpoveď

E-shop prepojíte s účtovníctvom tak, že objednávky, faktúry a úhrady sa automaticky prenášajú cez API alebo XML import do fakturačného či účtovného programu, napríklad SuperFaktúry, Pohody, Money S3 alebo SaveÚčta. Postup má päť krokov: rozhodnúť, kde vzniká faktúra, zmapovať údaje, zvoliť spôsob prepojenia, ošetriť výnimky a otestovať na reálnych objednávkach; jednoduchá integrácia u nás trvá orientačne okolo jedného dňa.

Tento článok je o fakturácii a účtovníctve. Ak riešite celý sklad, výrobu a objednávky v ERP, pozrite si článok Ako prepojiť e-shop s ERP systémom.

Krok 1: Rozhodnite, kde vzniká faktúra

Toto je najdôležitejšie rozhodnutie a najčastejší zdroj chaosu. Možnosti sú dve:

• Faktúru vystavuje e-shop a do účtovníctva sa prenesie hotový doklad. Výhoda: zákazník dostane faktúru hneď s potvrdením objednávky.
• Faktúru vystavuje fakturačný program podľa údajov z e-shopu. Výhoda: jedno číslovanie dokladov a jedno miesto, kde účtovník všetko nájde.

Nikdy nie oboje naraz. Dva systémy, ktoré vystavujú faktúry s vlastnými číselnými radmi, sú istý problém pri kontrole aj audite.

Krok 2: Zmapujte, aké údaje treba preniesť

• odberateľ: meno alebo firma, IČO, DIČ, IČ DPH, adresy fakturačná a dodacia,
• položky: názov, množstvo, cena, sadzba DPH, zľavy,
• doprava a platba ako samostatné položky so správnou DPH,
• spôsob úhrady, variabilný symbol, mena,
• úhrady z platobnej brány alebo banky,
• vrátenia a dobropisy.

Krok 3: Zvoľte spôsob prepojenia

Každý program ponúka iné možnosti. Orientačný prehľad pre slovenský trh:

Program	Typický spôsob prepojenia	Poznámka
SuperFaktúra	REST API	vhodné na vystavenie faktúry priamo z objednávky
Pohoda	XML import a export, mServer	Pohoda beží často lokálne u účtovníka, treba vyriešiť, kde import prebieha
Money S3	výmena dát cez XML	dôležité je správne nastavenie číselných radov a skladov
SaveÚčto	verejné API	náš vlastný fakturačný a účtovný systém pre živnostníkov a malé firmy

Pri hotových platformách existujú aj doplnky na prepojenie. Oplatí sa ich vyskúšať, ale overte si, či pokrývajú dobropisy, zahraničných zákazníkov a vaše sadzby DPH. Ak nie, vlastná integrácia býva spoľahlivejšia.

Krok 4: Ošetrite výnimky

Bežná objednávka sa prepojí rýchlo. Čas a nervy stoja výnimky:

• Duplicitné faktúry. Ak sa prenos zopakuje (výpadok, opakované odoslanie), nesmie vzniknúť druhá faktúra. Každá objednávka musí mať jednoznačný identifikátor.
• Zaokrúhľovanie DPH. E-shop a účtovníctvo môžu počítať DPH po položkách alebo zo súčtu. Rozdiel pár centov na faktúre je presne to, čo účtovník nechce dohľadávať.
• Zľavy a kupóny. Zľava musí niesť správnu sadzbu DPH, nie byť jednou zápornou položkou bez sadzby.
• Vrátenia a dobropisy. Vrátený tovar má vytvoriť opravný doklad, nie zmazať pôvodnú faktúru.
• Zahraniční zákazníci. Iná mena, OSS pre predaj spotrebiteľom v EÚ, prenesenie daňovej povinnosti pri firmách s IČ DPH.
• Výpadok druhej strany. Ak účtovný program nie je dostupný, údaje sa majú zaradiť do fronty a dosynchronizovať neskôr, s upozornením, ak to dlho nejde.

Krok 5: Otestujte na reálnych objednávkach

Nestačí jedna skúšobná objednávka. Odporúčame prejsť aspoň tieto prípady: firma s IČ DPH, súkromná osoba, objednávka so zľavou, objednávka s dobierkou, platba kartou, vrátenie tovaru a zahraničný zákazník. Výsledok skontroluje váš účtovník, nie len programátor. Ten vie najlepšie, ako majú doklady vyzerať.

Kedy stačí export a kedy treba API

Nie každý e-shop potrebuje integráciu v reálnom čase. Pri pár objednávkach denne môže stačiť, že e-shop raz denne vygeneruje XML súbor a účtovník si ho naimportuje. Je to lacné a jednoduché, no niekto na to musí myslieť a chyby sa prejavia až pri importe.

API prepojenie posiela doklad hneď pri objednávke alebo úhrade, chyby hlási okamžite a nevyžaduje ručný krok. Oplatí sa, keď máte viac objednávok, chcete posielať faktúru zákazníkovi automaticky alebo potrebujete vedieť o úhradách hneď. Rozhodnutie nemusí byť definitívne: začať exportom a neskôr prejsť na API je bežná cesta.

Čo pripraviť pred začatím

• prístup do administrácie e-shopu a do fakturačného či účtovného programu (testovací účet, ak existuje),
• API kľúč alebo informáciu, kde beží Pohoda či Money S3 a kto k nim má prístup,
• číselné rady dokladov a pravidlá, ktoré používa váš účtovník,
• zoznam sadzieb DPH, spôsobov dopravy a platby,
• niekoľko reálnych objednávok, ktoré robili problémy.

Párovanie úhrad

Faktúra je polovica práce. Druhá polovica je vedieť, či je zaplatená. Platobné brány vedia poslať potvrdenie o platbe priamo, bankové prevody sa párujú podľa variabilného symbolu z bankového výpisu. Keď to funguje, e-shop vie automaticky odoslať tovar po úhrade a účtovník nemusí ručne odškrtávať platby.

Po spustení: údržba a zmeny

Integrácia nie je hotová raz navždy. Fakturačné programy menia API, štát mení sadzby DPH, e-shop pridá nový spôsob dopravy. Dobrá integrácia preto posiela upozornenie, keď sa doklad nepodarí preniesť, a má log, v ktorom sa dá dohľadať, čo sa s objednávkou stalo. Menšie úpravy, napríklad novú sadzbu alebo spôsob platby, potom zvládneme ako expresnú úpravu, často v priebehu hodiny.

Koľko to stojí a ako dlho trvá

Jednoduchá integrácia (objednávky a faktúry jedným smerom do jedného programu) trvá u nás orientačne okolo jedného dňa. Úhrady, dobropisy, viac mien či sklad pridávajú ďalšiu prácu. Pracujeme za 38 € / hod bez DPH a pred začatím dostanete odhad hodín. Viac nájdete na stránke Integrácie a API, prípadne pri e-shope na mieru na stránke Weby a e-shopy.

Prepojíme váš e-shop s účtovníctvom

Napíšte, na akej platforme beží váš e-shop a aký program používa váš účtovník. Senior navrhne postup a odhadne čas. Ozvite sa nám.